DEFINICION DE EDI.

EDI= Intercambio Electrónico de Datos

Definiciones:

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial Intercambio Electrónico de Datos EDI.

Definiciones:

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado Automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

Planificación de Sistemas De Información en la Empresa.

El Intercambio Electrónico De Datos.
Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.

Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en día, también es habitual enviar estos documentos a través del fax, con lo que se agiliza la gestión. Si la empresa utiliza un fax- modem conectado al ordenador y gestionado por un programa informático, se evita tener que imprimir los documentos, enviándolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa.

Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Además, el uso de mero correo electrónico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad.

La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo describimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.

El EDI, ¿Revolución conceptual o tecnológica?

Así como en los años ochenta y noventa el ordenador ha sido la herramienta de trabajo básica del profesional de la Contabilidad, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas que utilizará este profesional estarán ligadas a las telecomunicaciones. En palabras de René Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de Francia, "de todos los progresos que acompañarán a la profesión contable, el EDI es ciertamente el más inminente". En este apartado analizamos las novedades organizativas que implica la utilización del EDI en la empresa, revisamos los principales intentos de normalización y la situación actual de los diferentes estándares EDI.

El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es los conjuntos de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento industrial particular.

Transmisión de documentos entre empresas.

El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituido el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisión de documentos administrativos entre las empresas.

En donde:

La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.

FIGURA 1.


Figura 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.

En donde:

La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.

FIGURA 2:

La figura 2 muestra, a grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual. Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar cómo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrónico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.

SERVICIOS EDI

Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrónico de documentos estandarizados, a través de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de las relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.

Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.

FIGURA 3.


Principales Beneficios.

EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan:

•Agilización de procesos comerciales.
•Importante disminución de errores en los documentos.
•Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time".
•Ahorro de costos de administración.
•Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
Componentes de EDI

EDI cuenta con algunos componentes que a continuación se describen uno a uno.

CENTRO DE COMPENSACIÓN

La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.

Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información. Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:

•Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes.
•Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta.
•Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados.
•Mantiene y facilita control de documentos.
RED DE TELECOMUNICACIONES

Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.

Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en la Red.

El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.

ESTACIÓN DE USUARIO

La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre las siguientes funciones:

Comunicaciones

•Traducción de mensajes al formato estandarizado
•Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
•Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
•El equipo necesario para soportar la Estación de Trabajo, en su configuración básica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexión telefónica.
¿Cuándo usar el EDI?

Generalmente, se utiliza el EDI cuando:

•Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar.
•La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.

Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.

La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.

La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

•El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
•El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel.
•El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel.
•El factor tiempo (si es crítico o no);
•El valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal). A continuación se describe la utilización del EDI en los escenarios de contratación:

Escenario 1 -

Nuevo Sistema informático para un Gran Departamento con Compras Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es apropiada para la automatización de los intercambios entre la unidad de compras y los suministradores externos. La figura L-1 muestra los procesos comerciales que es capaz de soportar el EDI en el Escenario 1.

FIGURA L1


En la solución adoptada, la unidad de compras, en nombre del Departamento, intercambia mensajes EDI normalizados con dos suministradores habituales para solicitar ofertas sobre ciertas mercancías o servicios. Los proveedores potenciales envían las ofertas solicitadas, la unidad de compras envía una orden de compra al proveedor seleccionado, el cual, a su vez, enviará el aviso de expedición (notificación de entrega) y la correspondiente factura.

Para el intercambio interno de información es preferible utilizar los mensajes EDI normalizados. Sin embargo, en el ejemplo anterior, se han utilizado formatos de mensajes locales.

En resumen, el EDI permite que el contratista reúna algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas informáticos:

•Automatización de los complejos procedimientos de compras.
•Intercambio de documentos electrónicos con los proveedores habituales y el banco.
•Reducción del tiempo de entrega.
•Reducción del esfuerzo asociado a la gestión de los procedimientos de compras.
Escenario 2 -

Nuevo Sistema informático Pequeño para una Unidad Administrativa.

El Escenario 2 hace referencia al intercambio de memorias o documentos de trabajo dentro de una unidad administrativa pequeña. Dado que no está previsto el intercambio de documentos comerciales con agentes externos, no se ha identificado ninguna necesidad de utilizar el EDI en dicho escenario.

FIGURA L2


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LO QUE TODO SISTEMA DEBE CONTEMPLAR DE BPM.

La función primordial de estos sistemas es velar porque las reglas de negocio se cumplan, llevando un control de procesos y documentos muy minucioso.

Pero cada empresa u organización es un mundo diferente por lo cual un sistema de este tipo debe de contemplar las siguientes áreas:

•Gestión de procesos.
•Generación de flujos de trabajo según las reglas de negocio.
•Gestión documental por medio de un portal de intranet.
•Posibilidad de publicación de información en un portal Web.
•Integración con el ERP, CRM, SCM, EDI.
•Seguimiento de asignaciones y escalabilidad según las asignaciones o tareas.
•Seguridad en el manejo de documentos, ya que no todos los usuarios pueden ver los mismo documentos.
•Tener como base las normativas de las normas ISO 9000 para la gestión empresarial.
•Trabajar en ambiente Web, ser multi empresa, multi idioma, poseer panel de noticias o comunicados y tareas asignadas.
DEFINICION DE EDI.
EDI= Intercambio Electrónico de Datos

Definiciones:

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?

Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.

En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial Intercambio Electrónico de Datos EDI.

Definiciones:

Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por el ordenador y de ser procesado Automáticamente y sin ambigüedad.

Es aquella parte de un sistema de información capaz de cooperar con otros sistemas de información mediante el intercambio de mensajes EDI.

Planificación de Sistemas De Información en la Empresa.

El Intercambio Electrónico De Datos.

Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.

Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en día, también es habitual enviar estos documentos a través del fax, con lo que se agiliza la gestión. Si la empresa utiliza un fax- modem conectado al ordenador y gestionado por un programa informático, se evita tener que imprimir los documentos, enviándolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa.

Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Además, el uso de mero correo electrónico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad.

La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo describimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.

El EDI, ¿Revolución conceptual o tecnológica?

Así como en los años ochenta y noventa el ordenador ha sido la herramienta de trabajo básica del profesional de la Contabilidad, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas que utilizará este profesional estarán ligadas a las telecomunicaciones. En palabras de René Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de Francia, "de todos los progresos que acompañarán a la profesión contable, el EDI es ciertamente el más inminente". En este apartado analizamos las novedades organizativas que implica la utilización del EDI en la empresa, revisamos los principales intentos de normalización y la situación actual de los diferentes estándares EDI.

El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es los conjuntos de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento industrial particular.

Transmisión de documentos entre empresas.

El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituido el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisión de documentos administrativos entre las empresas.

En donde:

La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.

FIGURA 1.



Figura 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.

En donde:

La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.

FIGURA 2:



La figura 2 muestra, a grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI.

Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual. Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar cómo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrónico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.

SERVICIOS EDI

Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrónico de documentos estandarizados, a través de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de las relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.

Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.

FIGURA 3.



Principales Beneficios.

EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan:

•Agilización de procesos comerciales.
•Importante disminución de errores en los documentos.
•Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time".
•Ahorro de costos de administración.
•Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.
Componentes de EDI

EDI cuenta con algunos componentes que a continuación se describen uno a uno.

CENTRO DE COMPENSACIÓN

La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.

Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información. Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:

•Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes.
•Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta.
•Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados.
•Mantiene y facilita control de documentos.
RED DE TELECOMUNICACIONES

Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.

Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en la Red.

El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.

ESTACIÓN DE USUARIO

La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre las siguientes funciones:

Comunicaciones

•Traducción de mensajes al formato estandarizado
•Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
•Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
•El equipo necesario para soportar la Estación de Trabajo, en su configuración básica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexión telefónica.
¿Cuándo usar el EDI?

Generalmente, se utiliza el EDI cuando:

•Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y servicios a utilizar.
•La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.

Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.

La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.

La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

•El volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados.
•El actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel.
•El coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel.
•El factor tiempo (si es crítico o no);
•El valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal). A continuación se describe la utilización del EDI en los escenarios de contratación:

Escenario 1 -

Nuevo Sistema informático para un Gran Departamento con Compras Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es apropiada para la automatización de los intercambios entre la unidad de compras y los suministradores externos. La figura L-1 muestra los procesos comerciales que es capaz de soportar el EDI en el Escenario 1.

FIGURA L1



En la solución adoptada, la unidad de compras, en nombre del Departamento, intercambia mensajes EDI normalizados con dos suministradores habituales para solicitar ofertas sobre ciertas mercancías o servicios. Los proveedores potenciales envían las ofertas solicitadas, la unidad de compras envía una orden de compra al proveedor seleccionado, el cual, a su vez, enviará el aviso de expedición (notificación de entrega) y la correspondiente factura.

Para el intercambio interno de información es preferible utilizar los mensajes EDI normalizados. Sin embargo, en el ejemplo anterior, se han utilizado formatos de mensajes locales.

En resumen, el EDI permite que el contratista reúna algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas informáticos:

•Automatización de los complejos procedimientos de compras.
•Intercambio de documentos electrónicos con los proveedores habituales y el banco.
•Reducción del tiempo de entrega.
•Reducción del esfuerzo asociado a la gestión de los procedimientos de compras.
Escenario 2 -

Nuevo Sistema informático Pequeño para una Unidad Administrativa.

El Escenario 2 hace referencia al intercambio de memorias o documentos de trabajo dentro de una unidad administrativa pequeña. Dado que no está previsto el intercambio de documentos comerciales con agentes externos, no se ha identificado ninguna necesidad de utilizar el EDI en dicho escenario.

FIGURA L2



Escenario 3 -

Sistema Integrado de Voz y Datos para un Gran Departamento

El Escenario 3 hace referencia a la integración de los sistemas de voz y datos, sin requisitos específicos para el intercambio de mensajes EDI. No obstante, en el futuro podría utilizarse la red troncal de comunicaciones y los servicios de directorio para soportar el EDI.

FIGURA L3


Escenario 4 –

Descentralización en una Gran Administración Pública Distribuida.

En el Escenario 4 un uso más extenso de los mensajes EDI permite la automatización de los diversos procedimientos comerciales y administrativos que tienen lugar entre el Departamento y otros agentes, como proveedores, bancos, otras administraciones, etc.

La Figura I-2 muestra esquemáticamente las actividades relevantes para la Administración Pública que la tecnología EDI es capaz de soportar hoy en día.

FIGURA L4




LO QUE TODO SISTEMA DEBE CONTEMPLAR DEL EDI.

Como observaron anteriormente EDI es un sistema de transacciones muy cotidiano de utilizar hoy en día, el cual busca crear una interfase las operaciones comerciales o financieras de 2 entidades. Realmente lo que se necesita para crear la integración entre sistemas es establecer las necesidades de cada parte, para que el archivo o documento intermedio contenga la información del caso, con lo cual EDI pueda hacer la conversión al sistema de cada una de las partes.

El lenguaje más común que se utiliza hoy en día para este tipo de operaciones e XML, el cual permite la integración de diferentes tecnologías, de la siguiente manera: