PERFIL DEL CONSULTOR IT.

Aquí hay 7 aspectos que esperar de su Consultor IT:

1.Especialización técnica y una fuerte habilidad de comunicación:
Por su puesto su Consultor IT debe estar bien informado de todos los avances de la tecnología, pero esa clase de conocimiento puede tener poco valor académico si su Consultor IT no tiene el conocimiento de cómo aplicarlo a su negocio, por eso él debe de ser primero y por encima de todo un hombre de negocios quien utiliza la tecnología de manera que tenga un costo efectivo para resolver los problemas de su empresa.

2.Conocimiento de su presupuesto y recursos:
Los Consultores IT está demostrado que proveen un incremento sustancial de productividad en las empresas. Pero esta clase de actividad no debe de ser cara. Cuando buscamos un Consultor IT nos preguntamos cual es la estructura de su costo y ciertamente un Consultor IT responsable no podría ser gratis, pero puede acomodarse a sus necesidades empresariales y tecnológicas.

Por ejemplo un Consultor para nivelar las habilidades de su Help desk y los servicios de la reparación, mantenimiento, resolución de requerimientos internos de la empresa.

3.Una consultoría que parte a través de productos alta tecnología:
Ningún Consultor IT puede mantenerse a flote si un negocio no atiende a sus recomendaciones, ya sea de un paquete se Software o un plan de implementación. Pero los Consultores IT verdaderamente eficaces identificarán opciones técnicas eficaces para sus clientes. Un Consultor IT eficaz puede cubrir la brecha entre los productos de alta tecnología de un vendedor y la verdadera solución comercial. Él también debe ayudar a determinar si una empresa está acostumbrada a su tecnología actual y mejorar esa capacidad para aumentarla al máximo con los productos que poseen.

4.Un Consultor IT debe ser planificador, implementador, de estrategias para su cliente:
Aun el más cuidadoso plan de tecnología si no se usa, se vuelve obsoleto. Comprometerse con un Consultor IT, significa que manejará la implementación, ya sea a través de una introducción gradual que vaya cambiando la tecnología. Esto quiere decir que se sugerirá un plan de acción en base a un análisis de la situación actual de una empresa, conociendo los requerimientos y alcances que tiene la misma, para recomendar la tecnología apropiada al caso. Está seguro de que su Consultor IT sabe la mejor manera de irlo guiando a través de las recomendaciones tecnológicas. Un Consultor IT le ayudará con la creación del plan, él podrá priorizar la menor y más efectiva estrategia de implementación.

5.Un observador industrial quien conoce los avances de la tecnología y la acopla a las necesidades de la empresa:
Un Consultor IT pro activo es el que está preparado para la nueva tecnología que usted necesita y le sugiere las actualizaciones y los cambios de acuerdo a ésta. Esto significa llevar a cabo un crecimiento y desarrollo en su negocio así como un progreso en le mundo de la tecnología aplicándola a sus necesidades. Los Consultores IT deben desarrollar continuamente implementaciones y actualizaciones y así poder ofrecerle una mejor visión estratégica de las nuevas soluciones y como la tecnología puede reducir los costos y hacer más dinámico el funcionamiento de la línea de trabajo.

6.Poseer una perspicaz habilidad de arreglar y resolver los problemas:
Es poco realista pensar que cualquier elemento de tecnología no importa que tan caro o sofisticado sea es totalmente inmune a daños. Un Consultor IT debe estar siempre preparado a resolver estos problemas rápidamente, él debe de ir un paso más allá vigilando el mantenimiento regular de todas las actualizaciones del plan de trabajo y los recursos que este involucra, para que se puedan contemplar contingencias a cada posible situación que se presente. Ellos deben de proporcionar una solución rápida a una emergencia y que ésta sea rentable cuando no podamos evitar el problema. Ellos deben de proporcionar el mantenimiento de las redes y todos los sistemas conectados a éstas, políticas de seguridad, Back Ups y todos los sistemas de protección contra virus para que estos problemas puedan prevenirse.

7.Poseer un interés en manejar todas sus necesidades tecnológicas:
Nada puede ser más molesto que malgastar tiempo y dinero en consultores o en negocios individuales para suplir sus necesidades tecnológicas. Un elemento final al adquirir un Consultor IT es saber que toda la tecnología que usted necesita se reunirá bajo un mismo techo no importando si usted se involucró como una nueva infraestructura de negocios o un usuario básico. Ellos deben de actuar como un solo punto de responsabilidad y suplirle de toda la tecnología necesaria para su empresa.

EL ROL EN EL PROCESO DEL CONSULTOR IT EXTERNO.

El consultor debe ser un asesor para el comité de IT, dicho comité debe tener encuesta que los que deciden son ellos, mas no el consultor.

El consultor debe guiar al gerente de sistemas en el proceso de selección, mas no influir. El rol de el es generar dictámenes objetivos y tangibles, para formarse un criterio. Hay que establecer si el consultor participara en el proceso de implementación, y que papel tendrá, para que así se tenga un punto de vista externo al proceso. No es necesario pero si recomendable tener un punto de vista diferente.

PROCESO DE SELECCIÓN DE UN SISTEMA EMPRESARIAL.

•Objetivos y alcances del sistema a evaluar.
•Valores agregados a considerar en la selección.
•Base instalada del sistema.
•Marca versus funcionalidad.
•Estructura del case.
•Documentar necesidades de la empresa.
•Generar un valor a los requerimientos de la empresa.
•Matriz de puntos importantes a requerir en el sistema
•Planificación general del proyecto.
RPF (REQUERIMIENTO FORMAL DE PROPUESTA) SELECCIÓN DEL ERP, CRM, SCM, BPM.

1.Proceso de selección de oferentes.
2.Presentación de proyecto de empresa.
3.Proceso de presentaciones de los oferentes.
4.Proceso de entrega de propuestas.
5.Documentación de la oferta.
6.Modelo de presentación de la oferta.
7.Documentación de la propuesta.
8.Oferta del sistema.
9.Curriculun de la empresa oferente.
10.Clientes que sirvan de referencia del sistema.
11.Brochure del sistema ofertado.
12.Metodología de implementación.
13.Metodología de capacitación usuarios.
14.Metodología de capacitación personal it.
15.Entorno de sistemas para el proyecto.
16.Soporte post implementación.
17.Esquema de precios.
18.Costos ocultos.
19.Costo total de propiedad.
20.Proceso de evaluación de propuestas.
21.Evaluación de presentación de propuestas.
22.Evaluación de documentación de la propuesta.
23.Metodología de evaluación y puntuación de propuestas.
24.Determinar la importancia de un requerimiento. (alta, media, baja)
25.Darle un valor al requerimiento.
26.Según el presupuesto del proyecto, valorar la oferta en puntos.
27.Determinar una escala de valor para la curricula de la empresa.
28.Determinar una escala de valor para la metodología de implementación.
29.Determinar una escala de valor para la metodología de capacitación.
30.Determinar una escala de valor para la base instalada del sistema.
31.Generación de una FODA de la empresa y sistema.
32.Generación de cuadros comparativos de precios.
33.Generación del informe de evaluación de propuestas.
34.Resumen ejecutivo.
35.FODA de sistemas.
36.Presupuesto total del proyecto.
EQUIPO DE IMPLEMENTACION.

1.Actores en la implementación.
2.Definición del rol de cada uno.
3.Líder del proyecto.
4.Gerenciar un proyecto.
5.Contratación del proyecto.
6.Software.
7.Hardware.
8.Servicios.
9.Forma de pago.
10.Administración del proyecto.
11.Lista de requerimientos.
12.Lista de entregables.
13.Planeación del proyecto.
14.Duración del proyecto.
15.Fases del proyecto.
16.Diagrama de gantt.
17.Documentación del proyecto.
18.Reuniones de verificación de avances.
19.Minutas del proyecto.
20.Definir rutas críticas. PERT
21.Planes de contingencia.
22.Puesta en marcha del sistema.
23.Carga de Datos.
24.Revisión de reportes requeridos.
25.Momento cero.
26.Escenarios de validación.
27.Planeación de contingencias.
28.Personal de apoyo.
29.Estabilización del sistema.
30.Validación de datos.
31.Cierre de fases del proyecto.
32.Recepción de requerimientos.
33.Recepción de entregables.
34.Recepción de fases.
35.Finalización del proyecto.
RECOMENDACIONES.

•El levantado de requerimientos y su verificación contra el funcionamiento del sistema son vitales para el éxito del proyecto.
•Documento con un resumen de los requerimientos claramente enumerados para que el proveedor del software se comprometa a entregar los requerido en Blanco y negro.
•Hacer contrato de servicios y software definido por entregables con valor cada uno para que ambas partes reciban los beneficios del caso.
•Evaluar al menos a 5 sistemas y las referencias de cada sistema así como la satisfacción en la fase de implementación del proyecto.
•Plan de trabajo con su cronograma que sea tangible y real para ambas partes, ya que es un compromiso entre 2 partes.
•La contratación de un consultor de procesos y datos es muy útil para este tipo de procesos, ya que le permita al comprador contar con el expertis de una persona o firma de renombre.
•Tomar nota que un proyecto de este tipo es prolongado por lo general, por ejemplo el área financiera puede tardar de 6 a 12 meses, área de producción de 12 a 24 meses, según el caso, por lo que debe tomarse en cuenta que los planes del proyecto deben ser enfocados a 5 años para que en el momento de terminarse el mismo este actualizado y no pase lo que en otras empresas, el proyecto es obsoleto. En los casos de CRM, SCM, BPM, RRHH, es muy variable pero menor a una proyecto de ERP en áreas de Producción.
CONCLUSIONES.
•El apoyo de la alta gerencia es esencial para llevar a cabo un trabajo de éxito.
•Administración pro activa del proyecto es la clave del éxito.
•El gerente de proyecto interno debe estar enfocado en el mismo.
•No llevar más de 2 proyectos en simultáneo, tomando en cuenta que uno de los dos proyectos debe ser pequeño para que no distorsione las acciones del principal. Realizar el análisis de PERT respectivo al plan de trabajo para saber si se cuenta con los recursos del caso.
ÉXITO DEL PROYECTO.

Se resume en unas pocas frases:

•El proyecto no es del área de informática, es un proyecto de empresa, esto significa que todos los empleados son responsables del éxito del mismo.
•Trabajo en equipo.
•Liderazgo pro activo.
•Debe ser parte de una meta corporativa.
DEL DOCUMENTO:

Este documento es elaborado con el afán de que los lectores del mismo tengan una guía de referencia que les permitirá tener términos de referencia para el respectivo proceso de selección de un sistema de gestión empresarial como los antes indicados.