RE ESTRUCTUACION DE PROCESOS.

Este tema es valido únicamente en las organizaciones que poseen bien definidos sus procesos y su administración no es orgánica sino que basada en procesos.

Como es lógico los procesos fueron creados y documentados por hombres, los cuales pueden cometer errores, o simplemente el proceso se ha convertido en obsoleto a las necesidades de la organización de hoy en día.

Ya que la Globalización nos lleva a tener procesos ágiles y eficientes, con los cuales podamos brindar calidad y certeza a nuestros clientes. Es por ello que este tema se utiliza únicamente cuando hay que procesos correctamente documentados y previamente definidos.

La re estructuración de procesos consiste en rectificar las inconsistencias de un proceso, para que el mismo sea acorde a las necesites actuales.

Por ende este tema es sencillo de manejar, pero vital de contemplar en una implementación de alguno de los sistemas antes mencionados.

RAZONES PARA EL CAMBIO.

El día a día conlleva muchas actividades cotidianas que generan recarga en el trabajo y que finalmente terminan agobiando a los empleados de una empresa. Por consiguiente las tareas empiezan a estancarse y a generar descontento. Finalmente se crea poca información o ninguna, lo cual lleva a la empresa u organización a una inestabilidad operativa de diversa proporciones.

Por tal razón, las empresas u organizaciones han encontrado en la tecnología informática una fuente de soporte a estos procesos engorrosos y que absorben demasiado tiempo y recursos.

Las 10 razones más comunes para el cambio son:

1.La globalización.
2.Automatización de Procesos.
3.Información en tiempo real.
4.Poder asignar nuevos roles a los elementos de una organización o empresa en base a la información.
5.Dispersión de la información.
6.Duplicación de la información.
7.Dificultada en localizar la información.
8.Cuellos de botella en el manejo de la información.
9.Ineficiencia y costes asociados.
10.Inconsistencia en la comunicación.
Todo esto genera caos y trafico en una empresa.

Por resolver estas razones es que una empresa toma la decisión del hacer el cambio de procesos y sistemas.

PLANEACION ESTRATEGICA DE LA TECNOLOGIA.

La Planeación Estratégica es un proceso apasionante que permite a una organización ser proactiva en vez de reactiva en la formulación de su futuro. Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estos planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa, es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe de ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.

Para llegar a una conclusión exitosa luego de la aplicación de una estrategia, es importante el compromiso de todas las partes de la empresa, esto implica realizar un muy buen coordinado trabajo en equipo.

También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión a la que se va seguir, la misión es fundamental, ya que ésta representa las funciones operativas que se van ha ejecutar en el mercado y suministrar a los consumidores.

Algunos textos precisan que la planeación estratégica es más un arte que una ciencia, esto lo fundamentan en el hecho de que para desarrollarla se tiene que elaborar preguntas inteligentes, explorar posibles respuestas, experimentar con posibles soluciones y volver a empezar el proceso estratégico evaluando las respuestas obtenidas del último período.

La planificación estratégica, la cual constituye un sistema gerencial que desplaza el énfasis en el ¿qué lograr? (objetivos) al ¿qué hacer? (estrategias). Con la planificación estratégica se busca concentrarse en sólo aquellos objetivos factibles de lograr y en qué negocio o área competir, en correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.

Para realizar una planeacion estratégica se deben tener bien claros los siguientes temas:

1.Visión de la Empresa.
2.Misión de la empresa.
3.Estrategias.
4.Objetivos.
5.Metas.
El proceso de planeacion estratégica debe contener:

A.Propósitos Básicos.
B.Diagnósticos y Escenarios.
C.Objetivos.
■Convenientes.
■Mesurables a través del tiempo.
■Factibles.
■Aceptables.
■Flexibles.
■Motivador.
■Comprensible.
■Obligatorio.
■Participativa.
■Complementarios.
D.Estrategias.
E.Tecnología que acompañara el desempeño de la organización.
F.Establecer un modelo de negocio.
Además la planeacion estratégica debe se monitoreada constantemente por medio de:

1.Análisis de consistencia.
2.Cartera de acciones.
3.Métricas del desempeño.
4.Planes y presupuestos.
5.Ejecución.
6.Resultados.
7.Seguimiento y aprendizaje.
8.Retroalimentación.
Realmente el tema de planeacion estratégica de la tecnología esta muy alineado al plan general de la empresa, para ello hay que tomar en cuenta lo siguiente:

■Prioridad del proceso, basándose en las áreas generadoras de ingresos de la empresa.
■Creación de una tabla de valores que según la alta gerencia definirán la prioridad del proceso.
■Recolección de datos en base a procesos que ejecuta cada usuario, y que el usuario defina el nivel de prioridad según su criterio, para que posteriormente se compare con la métrica definida por la gerencia, según el nivel de pesos y puntos que tenga un proceso es el que se priorizara.
■Establecidos los procesos prioritarios definir su ruta primaria, secundaria y crítica.
■Utilizar la matriz que mide las estrategias versus organización.
■Utilizar la matriz que mide los procesos versus la organización.
■Utilizar la matriz que mide las estrategias versus los procesos.
■Establecer las entidades responsables de los procesos.
■Analizar la matriz de entidades versus procesos.
■Utilizar la matriz que mide las entidades versus la organización.
■Calendarizar las entrevistas ejecutivas y el material necesario para la misma, con lo cual se puede obtener gran provecho de la misma.
■Preparación de temarios o cuestionarios para los responsables de los procesos, para que tengan la información relacionada al proceso.