En la actualidad, la implantación de sistema de gestión, que sirve de soporte para la realización de una administración eficiente, ha adquirido un auge significativo en el mercado empresarial, ya que las empresas buscan maximizar sus beneficios, minimizando sus costos y es utilidad de estos sistemas (ERP), brindar el soporte necesario para alcanzar los objetivos deseados.
Los sistemas ERP, brindan soluciones prácticas e integrales a problemas reales y revolucionan por completo la manera de hacer negocios de la empresa. Cierto, si, pero es también el hecho de que un sistema de este tipo, o cualquier otro similar, en realidad no puede ser todo perfecto lo que se dice.
Y en dado caso que lo fuera, el sistema por si solo es inútil y si se cae en la sub utilización ya sea por ignorancia o simplemente por mala utilización todo el proyecto se viene abajo. La pregunta es entonces, si deseo implementar un sistema de estas características, ¿Qué debo hacer para hacerlo con éxito? ¿Por qué fallan las implementaciones de ERP?
De acuerdo a casos sucedidos a fines de la década de los 90, un proyecto de implantación de un sistema ERP se puede venir abajo, sin importar el tamaño de la empresa o el enfoque del sistema.
Ya le sucedió a Hershey’s, el famoso fabricante de chocolates y alimentos norteamericano en el año 1999. El caso es bastante trágico: debido a una mala implementación, surgieron problemas operativos hubo retrasos tremendos para surtir mercancías tanto en Navidad como en Halloween, dos épocas clave para la venta de sus productos. El resultado: las acciones de la empresa cerraron el año un 27% por debajo del precio pico registrado en años anteriores. Sin duda algunas, por tratarse de una empresa de grandes proporciones y fama mundial, ha sido el fracaso más sonado (también por el hecho de que en millones de dólares, la pérdida fue escandalosa). Sin embargo, otros empresarios y grupos han sufrido descalabros grandes por una mala implementación. Si le sucede a Hershey’s y a Whirlpool, que son gigantes en sus industrias:
•¿Cómo evitar caer?
•¿Dónde esta la falla?
Algunos especialistas afirman que el error fundamental está en el entrenamiento. Supuestamente el error aquí es de concepto. Podemos citar la frase que dice que el entrenamiento evoca imágenes de "perros saltando aros" (haciendo alusión a ERP(ENTREPRISE RESOURCE PLANNING)- SISTEMAS DE PLANEAMIENTO DE RECURSOS DE LA EMPRESA COMO EL NUEVO ENFOQUE DE GESTIÓN que entrenar es únicamente lograr que alguien realice algo sin más trasfondo no explicación). Para él, en realidad, se trata de dos conceptos y no de uno:
•Educación
Y
•Entrenamiento.
De acuerdo a sus conceptos, para poder lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe de proporcionar a los sujetos el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y el dónde. El entrenamiento es el cómo. Tiene mucho mayor peso las variables enseñadas en el proceso educativo. Si el enfoque es únicamente en el cómo, se caerá en error.
Aquí es donde se ha venido fallando en el concepto de entrenamiento. El primer error es pretender que donde como se está implementando un sistema tecnológico, el entrenamiento debe girar en tornoa enseñarles a los empleados dónde llenar los campos, qué hacer en las pantallas y los términos generales, cómo funciona la herramienta tecnológica. Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la organización. Un sistema ERP es fundamentalmente integrador, se basa por el completo en la interrelación de las variables y en su plena interdependencia.
Los ERP con su significado en español de Planeación de Recursos Empresariales o Entreprise Resource Planning en inglés, es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores.
Nos encontramos en una época de intercambio con otros países, llamada globalización; en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las compañías de nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:
Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.
Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando la relación es a la inversa, la implementación de la tecnológica traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
LO QUE TODO SISTEMA DEBE CONTEMPLAR DE UN ERP.
En el mercado de la tecnología hay una gran diversidad de sistemas que se denominan ERP, y pequeño grupo de sistemas que realmente cumplen con este concepto.
Lo primordial que de contener un sistema de este tipo es:
•Multi-Empresa.
•Multi-Sucursal.
•Multi Usuario.
•Multi-Bodega.
•Multi-Moneda.
•Toda su información en línea.
•Flexible y altamente Parametrizable.
•Funcionalidad adicional, gracias a la inserción de procesos o situaciones externas dentro del sistema bien sea automáticamente o a través procesos o desarrollos adicionales.
•Cliente – Servidor.
•El cliente de la aplicación debe ser tan liviano que no se necesite cambiar estaciones de trabajo para el uso del sistema.
•Módulos totalmente integrados.
•Licenciamiento por usuario Concurrente. El problema de usuarios Nombrados es que limita la cantidad de usuarios que puedan utilizar el sistema. La ventaja de usar el modelo de usuarios concurrentes es que realmente se pueden tener "X" cantidad de usuarios registrados en el sistema, pero únicamente trabajaran simultáneamente en función de la cantidad de licencias disponibles para el sistema.
•Ayudas en línea, la cual permita al usuario solventar dudas relacionadas a un proceso o funcionalidad especifica.
•Auto validar la consistencia de los datos.
•Capacidad de montarse en diversas bases de datos.
•Respaldar/Recuperar los datos.
•Importar/Exportar datos entre empresas y sucursales.
•Control de acceso mediante la definición de perfiles de usuarios por:
•Niveles, Prioridades, Mapas, Procesos.
•Generador de Formatos y Reportes.
•Manejo de los impuestos de Ley vigentes.
•Valido para el uso de Impresoras Fiscales.
•Manejo de imágenes y Gráficos.
•Seguro y auditable.
Algo a tomar en cuenta es que un ERP esta diseñado para empresas u organizaciones de tipo privado. Ya que las instituciones gubernamentales manejan de forma diferente el modelo de administración y contabilización.
Los módulos que debe poseer un sistema de este tipo son:
Área Administrativa u Operaciones:
Esta área es la que efectúa diariamente las transacciones u operaciones comerciales que generan movimientos dentro del sistema, tales como:
•Compras.
•Inventarios (este punto es parte también de SCM)
•Cuentas por Pagar.
•Cuentas por Cobrar.
•Caja y Bancos.
•Ventas o Facturación.
Área Contable Financiera:
Como bien indica el área, es netamente financiera y estándar en Latinoamérica, tomando en cuanta que cada país tiene pequeñas diferencias en el manejo de impuestos, pero la operatoria contable es bastante estándar en general.
•Multi Empresa.
•Multi Moneda.
•Plan de cuentas con código de veinte (20) dígitos y hasta seis (6) niveles.
Manejo a nivel de cuenta de:
•Centros de costo
•Centros de gasto
•Cuentas auxiliares
•Moneda adicional
•Tipo de documento
•Atributos definibles adicionales (hasta tres (3)).
•Consulta de cuentas por pantalla con:
•Saldos mensuales
•Saldos acumulados
•Movimientos del mes
•Montos mensuales presupuestados
•Presupuestado vs. Ejecutado.
Área Nomina:
En esta parte hay que tener cuidado ya que muchos confunden un sistema de Nomina con un sistema de administración de recursos humanos, los cuales son hermanos, pero la nomina es la parte mas pequeña y básica pero que genera toda el área de pagos de personal de una empresa.
•Multi Empresa.
•Multi Contrato.
•Multi Calendario.
•Manejo de múltiples tipo de Nóminas.
•Préstamos, pudiendo diferenciarlos por tipo, con posibilidad de afectarlos con múltiples abonos.
•Vacaciones reposos y permisos
•Liquidaciones
Clasificación de trabajadores por:
•Departamento
•Tipo de Contrato
Área de RMA:
RMA significa retorno de mercadería por concepto de garantía, esta parte del sistema es opcional para empresas que brindan este tipo servicios. Es por ello que no hago mucho énfasis en el mismo.
Área de Producción:
Este tema en especial, existe una complejidad y variables por manejar que se deben de considerar en el momento del análisis de procesos y necesidades del giro de empresa. Posteriormente a tener una matriz de procesos y entidades responsables de cada uno se procede a establecer los requerimientos que se le deben de hacer al ERP.
•Multi Empresa.
•Multi sucursal.
•Múltiples opciones de costeo.
•Múltiples Unidades.
•Totalmente integrado con las otras áreas del ERP.
Este es un breve resumen de las áreas mas importantes que debe contener un ERP, si detallara todos y cada uno de los componentes de un sistema de este tipo, realmente podría generar un documento de una 20 paginas únicamente hablando de sus componentes. Pero mi interés es que el lector tenga puntos clave y básicos que hacen viable la adquisición de un sistema de este tipo. La definición de las necesidades del área de producción es critica para poder evaluar el tipo de software a utilizar.
Algo que debe de considerar las empresas que adquieren un sistema de este tipo es que el sistema debe estar físicamente en su empresa y no fuera de ella, esto tiene un coste alto pero es rentable si lo saben diluir. (Esto por una modalidad de venta de ERP en línea o sea que se usan por Internet) (Ya que la información del sistema es propiedad de la empresa, y estando fuera de la misma es vulnerable).
La empresa moderna debe considerar la información como un activo.
ERP: Sistemas de gestión empresarial.
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